Das Programm an sich ist soweit gut gemacht und wirklich sehr individuell gestaltbar, WENN es denn auch dauerhaft, stabil laufen würde. Was ich in drei Jahren an Problemen mit der Datenbank hatte, passt auf keine Kuhhaut. Jedes mal brachen sich die IT-Profis die Finger um meine Daten wieder zu beschaffen. Und jetzt bitte keine Klugsch...Äußerungen von wegen Datensicherung und Backup. Um ein Restore einzuleiten muß man ja erstmal IN das Programm reinkommen und genau da lag jedes mal das Problem.

Da ECOdms auch beim speichern alles in ein eigenes Format ablegt und nicht als Rohdaten/Klardaten ist ein weiteres Manko. Ich stehe mit dem Problem auch nicht alleine da, denn es schreiben einige das sie genau die gleichen Problem mit der Datenbank und den Fehlermeldungen zu tun hatten. Der Support ist auch nur gegen sehr viel Geld bereit einem zu helfen und per mail vergehen schon gerne mal mehrere Tage bis überhaupt jemand antwortet und dann wird auf den kostenpflichtigen Support verwiesen.
Also erst ne Menge Geld für das Programm nehmen, dann nochmal für den Support sehr hohe Gebühren verlangen und dann läuft das Programm nicht mal dauerhaft, stabil.

Ich habe jetzt auf paperless umgestellt, das ist open Source, kostenlos, mega einfach, speichert die Daten als Rohdaten auf dem eigenen Server und ist sehr leistungsstark was die Möglichkeiten anbelangt. Ja, ECO bietet noch mehr Individualität, aber bei dem Ärger mit dem Programm, mache ich da gerne Abstriche und bin mit Paperless äußerst zufrieden.
Manchmal ist ein Unglück ja auch ein Glück, denn so habe ich mich gezwungen gesehen umzusteigen und das war genau das Richtige.
Ich kann ECODMS nicht empfehlen, denn schließlich sind es meistens sehr wichtige Dokumente, die man da da einspielt und jedesmal Angst zu haben ob man da auch wieder rankommt ist nicht im Sinne der Sache.
Nachtrag vom 5.9.2025
Vor 5 Werktagen habe ich eine Mail an den Support geschickt wo ich um einen erneuten Downloadlink für eine ältere Version gebeten habe ( andere Hersteller bieten sowas auf ihrer Website als Download an )und ich habe bis heute nicht mal eine Reaktion auf mein Anliegen.
Leider kann man sich hier verbal nicht so Luft verschaffen wie ich es eigentlich möchte, aber so einen Support braucht kein Mensch.
Hauptsache immer wieder Gebühren abfassen um Upgrades zu machen.Ich kann nur sagen,lasst die Finger von ecodms.
inzwischen braucht sich dieser Verein auch nicht mehr bei mir melden um irgendwas zu machen,damit bin ich komplett durch.

Antwort auf die Support Stellungnahme:
Die Sachlichkeit hat aufgrund der wiederholten Ärgernisse mit dem Programm erheblich gelitten.Die Kosten die ich durch IT Spezialisten hatte um überhaupt wieder in das Programm reinzukommen übersteigen den Kaufpreis bei weitem.Es war jedesmal nicht mein Fehler,sonst würde ich mich nicht so ärgern.Auch jetzt,ohne Änderung an der Hardware oder irgend welchen neu installierten Zusatz Programmen, komme ich wieder nicht in das Programm.Ich kann den Docker,die Container,die Images im Docker sooft neu starten wie ich möchte,das Programm "erhält keine Antwort" das ist die Fehlermeldung diesmal.sonst stehen noch Fehler in der SQL Datei und andere Fehlermeldungen zur Auswahl bereit.Also bei einem dermaßen hohen Fehlerpotenzial und einem enormen Zeit, Ärger und Finanzaufwand,welchen ich wirklich nur mit diesem Programm,da gehen einem schonmal die Sachlichkeit etwas verloren.

Umfassend Hilfe habe ich bekommen!
Danke!

Hi !
Der Support war schnell und kompetent, nichts zu kritisieren.

Das ecodms Produkt ist wertig und funktioniert reibungslos. Der Preis ist vergleichsweise gut. Nachteile sind: Bei einem Versionswechsel müssen auch die Clients alle ausgetauscht werden - ein Problem für Kunden mit vielen Zugängen. Die Servicepakete müssen im vorhinein erworben werden und der Service ist nicht immer gut erreichbar und etwas behäbig. Die Abrechnung der servicepakete ist nicht transparent und nach einer Zeit verfallen die gekauften Servicezeiten (ist das überhaupt rechtlich zulässig?)

Lizenzverlängerung hat einwandfrei funktioniert. Neue Lizenzdauer war am nächsten Tag aktiv.
Maskenführung für die zu verlängernden Items könnte noch verbessert werden.

Die E-Mailablage, eine ganz wichtige Funktion- ist umständlich, bei Zusatzprogramm ist die Einrichtung unter Office 365 nur etwas für Spezialisten

Mein Problem wurde nicht gelöst. Ich habe es später selbst gelöst. Im Nachhinein hätte der Spezialist das eigentlich sehen müssen

Gute, sehr verständliche Präsentation. Angenehme Stimme und gutes Tempo. Der gleichzeitigen Beantwortung der Fragen konnte man kaum folgen.

Ich nutze ecoDMS nun seit einigen Jahren im privaten Umfeld und bin absolut zufrieden. Die Installation auf einem kleinen Server war unkompliziert, und der Zugriff über die Client-Software funktioniert reibungslos. Besonders beeindruckt hat mich die einfache Handhabung bei einem Serverumzug, den ich dank der Backup-Tools ohne jegliche Probleme durchführen konnte.

Ich habe mir auch das Workz-Add-on zugelegt. Während ich im privaten Bereich bisher keine Anwendung dafür gefunden habe, sehe ich das große Potenzial, das es im geschäftlichen Umfeld bieten kann.

Im beruflichen Umfeld arbeiten wir mit dem DMS ELO, und ich kann sagen, dass sich ecoDMS im direkten Vergleich nicht verstecken muss. Es bietet einen beeindruckenden Funktionsumfang, der den professionellen Systemen in nichts nachsteht.

Das Preis-Leistungs-Verhältnis ist hervorragend und absolut gerechtfertigt, wenn man den gebotenen Umfang und den schnellen, zuverlässigen Support berücksichtigt. Ich kann ecoDMS uneingeschränkt empfehlen.

Klasse Software (ecoMAILZ & ecoDMS) und seriöse Softwareschmiede. Service kostenpflichtig, aber sein Geld wert. Sehr zu empfehlen.

Meine 2500 Dokumenten sind gerettet worden.
Das Backup hatte die Daten gesichert, aber, um die wieder sichtbar zu machen bräuchte ich Unterstützung von ecodms.
Das hat Gott sei Dank geklappt!
Vielen Dank !

Ich bin IT-Leiter eines mittelständischen Unternehmens und wir nutzen ecoDMS seit fast 6 Jahren. Die DMS-Software selbst ist solide, erhält regelmäßig Updates und läuft zuverlässig – daher auch meine differenzierte Bewertung.

Zum ecoWorkflow:
Seit über 1,5 Jahren versuchen wir, ecoWorkflow GDPdU-konform einzusetzen. Das Ergebnis: Grundlegende Funktionen wie E-Mail-Benachrichtigungen bei neuen freizugebenden Dokumenten funktionieren bis heute nicht. Die Performance ist trotz Mehrserverbetrieb und aufgerüsteter Hardware extrem schwach, und es treten immer wieder unerklärliche Fehler auf, deren Behebung zusätzliche Kosten verursacht.

In meiner ursprünglichen Bewertung hatte ich darauf hingewiesen, dass im Standard nicht nachvollziehbar ist, wer welches Dokument wann freigegeben hat – ein Punkt, der rechtlich relevant ist und von Wirtschaftsprüfern geprüft wird. In der Herstellerantwort hieß es, dies sei mit der Supervisor-Rolle möglich.
Fakt ist: Ohne funktionierende Prozesssuche (DOCID wird dort nicht berücksichtigt) ist es in der Praxis unmöglich, diese Nachvollziehbarkeit herzustellen. Für unsere Wirtschaftsprüfer mussten wir einen eigenen Dokumentenbeleg entwickeln, der jede Freigabe protokolliert – weil das System es nicht leistet.

Zur Aussage „kein Direktkunde“: Wir sind sehr wohl über unseren betreuenden Partner mehrfach mit ecoDMS in Kontakt getreten. Jedes Mal wurde auf ein zukünftiges Update verwiesen, das angeblich die Probleme behebt. Nach 11 Monaten hat sich daran nichts geändert.

Fazit: Das Projekt hat uns inzwischen über 80.000 € gekostet. Wir werden ecoWorkflow vollständig abschaffen und durch andere Lösungen ersetzen.
ECO DMS als Archivsystem ist empfehlenswert, ecoWorkflow jedoch keinesfalls.

Trotz Service Hilfe konnten die Daten ncht gerettet werden. Leuchtet mir nicht ein, angeblich zip Datei nicht in Ordnung, obwohl alles nach Hersteller Angeben ordnungs gemäß durchgeführt wurde. Daten von 5 Jahren einfach futsch. Frage mich, wie kann so etwas passieren, muß doch eine Möglichkeit geben Daten zu regenerieren, benutze die Software allerdings privat. Vielleicht liegt es daran.

Der Support ist immer sehr gut, einzig die Vorgehensweise vorher Supportpakete zu kaufen in Viertelstundenstückchen, wobei man nie weiß wie viel man braucht ist mehr als übel! Warum wird hier nicht einfach hinterher abgerechnet? Das werde ich wohl nie verstehen.....
Bei meinem Supportfall hat es gerade gepasst, aber wenn der Support schnell ist und die Zeit nicht gebraucht wird, verfällt die Zeit möglicherweise...
Eigentlich würde ich tatsächlich 5 Punkte geben, aber dieses Vorgehen finde ich so unterirdisch, dass es nur drei Punkte gibt.
Ansonsten, Team gut und professionell, sehr bemüht und freundlich.

Liebes Team, nach ihrer Antwort kann ich immer noch nicht verstehen, warum ich nicht vorher eine Zahlungszusage machen kann und der Support rechnet ab, was benötigt wurde.. Das hat doch nichts mit schneller Bereitstellung zu tun. Ich meine, nicht falsch verstehen, ich muss nicht ihrer Meinung sein und ansonsten passt ja alles wirklich sehr gut. Der Mitarbeiter bot auch noch an, falls es länger dauert, dass nicht erst wieder mit dem Support aufgehört wird, bis neue Einheiten gekauft sind, sondern diese in Nachgang berechnet werden könnten. Das zumindest ist in Ordnung. Ich gebe euch mal einen Stern mehr und den Rest stelle ich nach wie vor zur Diskussion.....

Freundlich und kompetent

Schnelle einfache und tranzparente Aktion. Anschließender Supportverlauf sehr gut.

Ich nutze das Produkt schon einige Jahre. Ich habe noch keinen Punkt der Beanstandung festgestellt. Sowohl Bestellvorgang, Ablauf , Support und das Produkt ecoDMS haben meine Anforderungen erfüllt.

Tolles DMS-Programm ohne zusätzliche mtl. Kosten.
Supper Support. Hilfe gibt es sogar am Sonntag.
Vielen Dank besonders an Herrn Sahin.

Viel zu umständliche suche,